door Robin Roelofsen
Het lijkt zo eenvoudig: je mails lezen waar je maar wilt. Je persoonlijke e-mail – tegenwoordig vaak een Gmail adres – werkt meestal wel, en vaak al jaren lang. Maar dan maak of koop je een website met bijbehorend e-mailadres, en beginnen de problemen:
- je krijgt je account niet opgezet vanwege allerlei foutmeldingen tijdens het opzetten
- de mails komen niet binnen
- je kunt geen mails versturen vanaf je nieuwe e-mailadres
In deze handleiding laat ik je zien hoe je eenvoudig en zonder problemen een extern e-mailaccount – zoals voor je website – kunt toevoegen aan je account in Google’s Gmail zodat je geen professionele hulp hoeft in te schakelen.
Wat heb je nodig om je e-mailaccount in te stellen in Gmail
Om je nieuwe e-mail account aan je Gmail account te kunnen koppelen heb je de volgende gegevens nodig:
- je nieuwe e-mailadres (bijvoorbeeldjo******@jo********.nl)
- de gebruikersnaam voor je e-mailaccount (meestal je volledige e-mailadres, maar sommige hostingaanbieders gebruiken de naam van de aangemaakte mailbox als gebruikersnaam, zoals jouwdomein02).
- het wachtwoord voor je e-mailaccount. Wees wijs en gebruik een wachtwoordmanagementprogramma zoals LastPass om je wachtwoorden te onthouden en veilige wachtwoorden te maken. Mijn wachtwoorden zijn meestal 30 karakters lang, en overal verschillend.
- de mailservernaam voor ingaande mail én voor uitgaande mail.Bij de hosting die ik mijn klanten biedt is de mailservernaam mail.jouwdomein.nl, maar er zijn hosts waar je hun eigen aparte mailserver moet gebruiken. Als het goed is heb je de mailservernaam of mailservernamen via de e-mail van je host ontvangen bij je aanmelding. Zo niet, zoek dan op de website van je host, je controlepaneel bij de host, of neem contact op met je host.
- en uiteraard een eigen Gmail account waaraan je het e-mailaccount kunt koppelen.
Een belangrijke tip voor je begint:
Browse naar je host’s webmail applicatie – meestal jouwdomein.nl/webmail – en probeer daar in te loggen met je gebruikersnaam en wachtwoord. Lukt dit, dan kloppen die gegevens. Zo niet, dan moet je dat eerst oplossen.
Voeg je e-mailaccount als POP3 account toe aan Gmail
In Gmail voeg je een extern account standaard toe als POP3 account. Hierbij worden e mails binnengehaald van de mailserver naar je Gmail inbox, en dan verwijderd van de originele mailserver.
Het Instellingen scherm
- Open je browser (die heb je op dit moment open), ga naar de Google Gmail website, en log in met je eigen Gmail account.
- In Gmail, klik op hetraderwieltje(1) in de rechterbovenhoek, en klik opInstellingen(2) in het menuutje dat verschijnt.
- Het Instellingen scherm wordt geopend.
POP en IMAP instellingen aanpassen
- In hetInstellingen-scherm klik je op tab Doorsturen en POP/IMAP (1).
- Wanneer in dit scherm bijDownload via POPde status nietPOP is ingeschakeld voor alle e-mail is:
- Klik in het rondje voor optie POP inschakelen voor alle e-mail (ook berichten die al zijn gedownload)(2).
- Wanneer in het schermbijIMAP-toegangde status nietIMAP is ingeschakeldstaat:
- Klik bij IMAP-toegang in het rondje voor optie IMAP inschakelen(3).
- Klik op de Wijzigingen opslaan button, onder in het scherm.
Het account opzetten
- Klik nu op tabAccounts(1).
- Klik bijE-mail bekijken uit andere accounts op Een e-mailaccount toevoegen (2).
- HetEen e-mailaccount toevoegenscherm verschijnt bovenop je Instellingen pagina.Dit scherm is een los scherm, en wordt ook weergegeven in je Windows taakbalk alsMail van <jouw Gmail adres>. Je kunt dus altijd terug naar dit scherm wanneer je gegevens van een ander scherm moet kopiëren.
- Vul het e-mailadres van het account dat je wilt linken aan je Gmail account in het veldje E-mailadres,en klik op de Volgende knop.
Voer hier de e-mailinstellingen voor het te linken e-mailaccount als volgt in:
- Gebruikersnaam: Gmail vult dit standaard in met het gedeelte wat in je e-mailadres vóór de @ staat. Vul hier je hele e-mailadres in of de naam van de aangemaakte mailbox.
- Wachtwoord: vul hier je wachtwoord in.
- POP-server: vul hier de naam van de mailserver in, als deze er niet al staat of wanneer deze niet de juiste is.
Extra instellingen:
- Een kopie van opgehaalde berichten op de server achterlaten: zet hier een vinkje wanneer je een kopie van al je mails op de server waar het e-mailaccount staat wilt bewaren. Hou er rekening mee dat dit aantal flink kan oplopen en later ruimteproblemen op je server kan veroorzaken.
- Altijd een beveiligde verbinding (SSL) gebruiken wanneer e-mailberichten worden opgehaald: zet hier een vinkje wanneer je dit wilt.
- Binnenkomende berichten labelen: je kunt de mails van dit mailaccount direct bij het binnenkomen een label geven. Zo herken je ze eenvoudig in je inbox. Wil je dit, zet dan hier een vinkje, selecteer het label dat je wilt gebruiken, of maak een nieuw label.
- Binnenkomende berichten archiveren: deze optie laat binnenkomende mails van dit account de inbox overslaan, en archiveert ze direct. Afhankelijk van je werkwijze kun je hiervoor kiezen, maar zelf zou ik hier geen vinkje zetten als je geen mails wilt missen.
- Klik opAccount toevoegen. Wanneer alles goed is ingevuld krijg je onderstaand scherm te zien:
Gmail kan nu de berichten van je e-mailaccount downloaden, dus het eerste deel is gedaan. Nu geeft het je de mogelijkheid om ook mails te verzenden vanaf dat nieuwe e-mailadres.
- Meestal wil je dit wel, dus laat het rondje voor Ja, ik wil e-mail kunnen verzenden als geselecteerd en klik op de Volgende knop.
Gmail wil weten hoe de ontvanger de afzender ziet wanneer je vanaf dit e-mailaccount mailt, oftewel de afzendernaam.
Ik raad je aan om je eigen naam en je bedrijfsnaam te gebruiken. Zo is het voor de ontvanger duidelijk van wie de mail komt. Zelf gebruik ik, bijvoorbeeld, voor mijn werkmail Robin H.J. Roelofsen (Robin Roelofsen Webdesign) als afzendernaam.
- Vul je gewenste afzendernaam in, laat het vakje voor Beschouwen als alias aangevinkt staan, en klik op de Volgende stap knop.
Om e-mail te kunnen versturen vanaf je e-mailadres heeft Gmail toegang nodig tot de mailserver van je account. Voor het versturen van mail over het internet wordt gebruikt gemaakt van SMTP servers.
Voer hier de SMTP instellingen als volgt in:
- SMTP-server: de SMTP server van je host zal waarschijnlijk iets zijn alsmail.jouwdomein.nlofsmtp.jouwdomein.nl, maar het kan bij je host anders zijn.
- Gebruikersnaam: ook hier vult Gmail dit standaard in met het gedeelte wat in je e-mailadres vóór de @ staat. Vul hier je hele e-mailadres in of de naam van de aangemaakte mailbox.
- Wachtwoord: vul hier je wachtwoord in.
- Selecteer de door Gmail aanbevolen (is voorgeselecteerd) beveiligde verbinding: TLS of SSL.
- Klik op de Account toevoegen knop.
- Gmail stuurt een verificatiemail naar je nieuwe e-mailadres. Laat het Een ander e-mailadres van jou toevoegen scherm openstaan, switch naar Gmail, en ga naar je inbox.
- In je inbox staat een mail met in het onderwerp de woorden … Bevestiging – Mail verzenden als … . Klik op de mail om deze te openen.
Deze mail bevat een bevestigingscode, hier 748690822. Kopieer deze code en switch terug naar hetEen ander e-mailadres van jou toevoegenscherm.
- Plak de bevestigingscode in het vak onder Voer de bevestigingscode in en verifieer deze.
- klik op de Controleren knop.
Je nieuwe e-mailaccount is nu toegevoegd aan Gmail!
Je kunt de installatie van je nieuwe account controleren door weer naar hetInstellingen schermen dan naar deAccountstab te gaan.
- Bij Mail verzenden als zie je het verzendaccount (1) staan. Veranderen er in de toekomst gegevens, dan kun je dit hier aanpassen door op dezelfde regel op gegevens bewerken te klikken.
- BijE-mail bekijken uit andere accountszie je het “binnenhaal” account (2) staan. Ook hier kun je de gegevens aanpassen door opgegevens bewerkente klikken.
Controletesten
Om zeker te weten of je e-mailaccount werkt zoals het hoort is het verstandig deze twee testen uit te voeren:
- Maak een nieuwe mail met je standaard account en stuur het naar het nieuwe account. Komt dit binnen, dan werkt het ontvangen van de mail via het nieuwe account.
- Maak een nieuwe mail, en klik op het veld Van. Er opent een lijst met alle mailaccounts die je in het Gmail account hebt opgezet. Staat je nieuwe e-mailaccount ertussen? Zo ja, selecteer deze en stuur een mail naar je standaardaccount. Komt deze mail binnen, dan werkt het versturen van mail vanaf je nieuwe account ook.
Zoals je ziet zijn er een aantal stappen die je moet doorlopen om je nieuwe e-mailaccount op te zetten in Gmail. Maar moeilijk is het niet. Volg de stappen, en let er goed op dat je geen stappen overslaat. Dan kan er eigenlijk niets misgaan!
Heb jij ervaring met het opzetten van externe e-mailaccounts in Gmail, en verschilt jouw aanpak van de mijne? Heb je problemen met het opzetten van externe mail in Gmail, en heb je daar een andere oplossing voor gevonden? Deel je ervaringen in de reacties hieronder!
